Referat af fællesrådsmøde 17. august 2010
Dagsorden
1. Godkendelse af dagsorden
2. Bemærkninger til referat fra mødet den 26. maj 2010, herunder flytning af det ordinære menighedsrådsmøde i november til den 23. november 2010?
3. Præstetavle – Orientering ved udvalget og fælles beslutning
4. Økonomi, herunder:
a. Kvartalsrapporter – 2. kvartal/halvårsregnskab 2010 v/ Anne Marie
b. Forelæggelse af revisionsprotokollater for regnskabsåret 2009
5. Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd
6. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd
7. Orientering ved Sognepræsten
8. Orientering ved kontaktperson
9. Orientering ved kirkeværger
10. Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget
11. Orientering ved folkevalgte kasserere
12. Orientering ved medarbejderrepræsentant (Gurli Lund Jensen)
13. Sommermøde - orientering ved udvalget
14. Eventuelt
Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden
Godkendt uden bemærkninger
Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 26. maj 2010
Referatet blev godkendt uden bemærkninger, og flytningen af menighedsrådsmødet fra den 16. november til den 23. november 2010 blev bekræftet.
Pkt. 3 Præstetavle - Orientering ved udvalget og fælles beslutning
Der var fuld tilslutning til udvalgets indstilling: Der anskaffes præstetavler til Fruering og Vitved kirker i ensartet udførelse - grå ramme med smal guldkant, sort baggrund og med guldskrift. I Vitved ophænges tavlen på nordvæggen over for indgangen og i Fruering på våbenhusets vestvæg. Her fjernes en loftslampe og erstattes af spot. Pris for de to tavler 39.000 kr. + moms inklusiv ophængning. Tavlerne afsløres efter gudstjenesterne 7. november kl.14 i Vitved og kl. 16 i Fruering, hvor der også serveres kirkekaffe.
Pkt. 4 Økonomi, herunder
a. Kvartalsrapporter – 2. kvartal/halvårsregnskab 2010
Kvartalsrapporterne blev fremlagt og godkendt med de i rapporterne anførte bemærkninger. Af hensyn til den forskellige momsberegning skal det indskærpes over for leverandører, at det altid skal anføres på fakturaen, om leverancen vedrører kirken, birumsbygning, kirkegården, præstegården etc. Endvidere blev det besluttet, at graverne fremover skal registrere timerne, når de afløser på hinandens kirkegård af hensyn til fordeling af omkostningerne.
b. Forelæggelse af revisionsprotokollater for regnskabsåret 2009
Revisionsprotokollater for de tre kasser blev fremlagt og underskrevet af de respektive menighedsråd uden bemærkninger. De reviderede regnskaber blev underskrevet af formændene.
Pkt. 5 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd
· Der er indgået aftale mellem Kirkeministeriet og Præsteforeningen om funktionstillæg til præsten som kontaktperson. Arne og Niels Peter har på menighedsrådenes vegne godkendt forudsætningerne for tillægget og tiltrådt, at omkostningerne hertil afholdes af menighedsrådene.
· Der holdes afsluttende budgetsamråd den 31. august hvortil formænd, kasserer, præst og regnskabsfører er inviteret. Budgetudkast er indsendt til provstiet i juni måned og det er meget spændende, i hvilket omfang budgetterne bliver imødekommet. Endeligt budget skal godkendes af menighedsrådene på september mødet.
· På mødet med kommunen i juni (se pkt. 10) blev det aftalt, at der skal laves bedre skiltning vedrørende parkering på den nederste parkeringsplads ved Fruering kirke. Foreløbig er skiltet blevet flyttet, så det ikke dækkes af træerne. Hvis det ikke er tilstrækkeligt, skal der laves undertavle til skiltet. Det blev påpeget, at den nuværende tekst kan misforstås, så folk tror, der kan parkeres på vejen de næste 150 meter.
· Omtalte indbydelse til besøg på Landsforeningens Sekretariat i Sabro den 28. september og førstehjælpskurser 4 datoer i september og oktober. Indbydelserne mailes rundt, og hvis man ønsker at deltage, skal man selv tilmelde sig. Endvidere blev der gjort opmærksom på mødet vedrørende fælles takster på kirkegårdene den 5. oktober. Samme dato holdes første møde i Foredragsforeningen.
Pkt. 6 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd
· Der er nu også installeret højtaler i våbenhuset i Vitved.
· Har fået lokalplan vedrørende nyt boligområde i Solbjerg til udtalelse. Problemerne med tilknytningen til Søndre Provsti er igen blevet påpeget over for Skanderborg provsti, men uden udsigt til løsning. Inge - Gerd påpegede den meget uheldige konsekvens, at der på officielle attester står anført Århus kommune, selvom de pågældende bor i Skanderborg kommune. Det kan tilsyneladende heller ikke løses!
· Gurli oplyste, at der ved orgeleftersynet i Vitved kirke er blevet konstateret angreb af borebiller i nogle af orgelpiberne. Det skal udbedres hurtigst muligt, men kan dog først ske i starten af det nye år. Det blev besluttet at acceptere tilbuddet fra Frobenius på knap 25.000 kr. inkl. moms.
Pkt. 7 Orientering ved sognepræsten
· Inge - Gerd og Peter Holst orienterede om programmet og forberedelserne til sommermødet den 22. august. Hjælpere møder i præstegården lørdag kl. 10.00 til opstilling af borde mv. Alle bidrager med praktiske opgaver under mødet og oprydning efterfølgende. Vi håber på godt vejr og stort fremmøde.
· 5. september er der indskrivning for minikonfirmander. Har indkøbt "Sigurd fortæller bibelhistorie" til en fordelagtig pris
· Planlægger at købe Bodil Busk Sørensens " Bibelen i ord og billeder" til kommende brudepar.
· Planlagt heldagsarrangement for konfirmander den 27. februar 2011 med gospel- workshop med Tina Buchholtz og afsluttende med gudstjeneste.
· Ældreklubben starter 8. september.
· Benedikte Baggesgaard har orlov resten af året. Derefter evt. overvejelser om ændringer i afløsningsaftalen. Kunne være en fordel igen at aftale afløsning med Stilling.
· Eli Christensen nævnte, at det undertiden giver forvirring hos FDF spejderne, når den gamle udgave af Fadervor bruges i kirken og de bruger den nye hos spejderne. Inge - Gerd havde ikke bemærket nogen problemer hermed.
Pkt. 8 Orientering ved kontaktperson
· Der har været et kort medarbejdermøde efter sommerferien. Det ordinære medarbejdermøde holdes 31. august kl. 10.00 på graverkontoret.
· Landemodegudstjeneste i Århus Domkirke den 25. august kl. 10.00. Her "kreeres" Dorthe Rebsdorf Sørensen som provst i Odder provsti og sygehusprovst i region Midtjylland.
Pkt. 9 Orientering ved kirkeværgerne i Fruering og Vitved
Svend:
· Har haft møde med Holger og besigtiget kirkegården
· Vil foreslå, at stenene fra nedlagte gravsteder bevares et passende sted på kirkegården. Tages op ved det kommende syn. Der var stor opbakning til forslaget.
· Det nordøstlige hjørne trænger til oprydning og evt. plantning af nye "store" egetræer
· Rejste spørgsmål ved, om det er rimeligt, at der tages betaling for vedligeholdelse af gravsted ved begravelse i de ukendtes grav. Det var holdningen, at det ikke er rimeligt, og spørgsmålet rejses på mødet 5. oktober vedrørende kirkegårdstakster.
Ulla:
· Hvad gør vi, hvis der ikke bliver betalt for vedligeholdelse af gravsted? I den konkrete situation forsøges, om der kan findes familie. Generelt var holdningen, at der sendes påmindelse med frist på f. eks. 14 dage, til at få det gjort, og hvis ikke det er sket indenfor fristen sendes regning for udførelse af arbejdet til de pågældende. Det er uacceptabelt, hvis der er gravsteder, som ikke vedligeholdes. Det påvirker det samlede indtryk af kirkegården.
· Vil gerne på et passende tidspunkt have en diskussion af ansvarsområder og opgaver for kirkeværgen.
Pkt. 10 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget
· Der har været holdt møde med kommunen om evt. overtagelse af "Furden" (sti bag præstegårdshaven, som i dag er "gadejord" dvs. ingen ejer). Det blev aftalt med kommunen, at menighedsrådet får ejerskab til arealet, da vi i mange år har slået græsset og vedligeholdt arealet. Kommunen afholder alle udgifter til tinglysning mv. Ved samme møde blev vedligeholdelse af vejen til præstegården igen rejst, men der er ingen mulighed for at kommunen vil overtage vedligeholdelsen igen, hvilket vi må tage til efterretning.
· Har haft "Træstubben" og HedeDanmark til at komme med forslag til udtynding og vedligeholdelse af læbælter. Præstegårdsudvalget har efterfølgende besluttet at bede "Træstubben" gå i gang.
· Haft møde med Kim Weaver og aftalt, at huslejen reguleres fra 1. juli som følge af den indtil nu gennemførte renovering. Efter budgetsamrådet tages stilling til, hvornår sidste del af renoveringen kan gennemføres.
· Sidste del af sikkerhedsstillelserne vedrørende renoveringen af præstegården er returneret, da garantierne er udløbet.
Pkt. 11 Orientering ved folkevalgte kasserer
Intet
Pkt. 12 Orientering ved medarbejderrepræsentant
Intet udover hvad der er anført under punkt 6
Pkt. 13 Sommermøde, orientering ved udvalget
Blev behandlet under punkt 7
Pkt. 14 Eventuelt
Intet
